I. Đảm bảo an toàn, an ninh trong khâu tiếp nhận bưu gửi

1. Nhân viên tiếp nhận bưu gửi phải kiểm tra nội dung bên trong, có sự chứng kiến của người gửi.
2. Không tiếp nhận các bưu gửi có nội dung nằm trong danh mục hàng hóa cấm vận chuyển theo quy định của pháp luật.
3. Đối với các bưu gửi có nội dung thuộc danh mục hàng gửi có điều kiện, chỉ chấp nhận khi người gửi có thể đảm bảo cung cấp đủ các điều kiện, chứng từ theo yêu cầu.
4. Đối với bưu gửi có nội dung thuộc danh mục hàng hóa cấm gửi qua đường hàng không, tư vấn đầy đủ cho người gửi, sử dụng đúng dịch vụ, dán tem nhãn, ghi chú nổi bật, rõ ràng “Cấm vận chuyển qua hàng không”. Bàn giao riêng để kết nối theo hình thức phù hợp.
5. Khi xác định bưu gửi có nội dung chứa: Thuốc phiện, các hợp chất từ thuốc phiện, các chất ma túy, các chất kích thích thần kinh; Vũ khí, đạn dược, chất nổ, trang thiết bị quân sự; Các loại văn hóa phẩm đồi trụy, phản động, ấn phẩm, tài liệu nhằm phá hoại trật tự công cộng, chống lại Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam… cần báo ngay cho cơ quan chức năng để xử lý. Đảm bảo an toàn về người, hàng hóa tại đơn vị.
6. Cung cấp đầy đủ các thông tin cho khách hàng trước khi sử dụng dịch vụ: chỉ tiêu thời gian, quy định khiếu nại, quy định mức giới hạn bồi thường, cách gói bọc, khuyến cáo các trường hợp rủi ro, danh sách các mặt hàng cấm vận chuyển theo pháp luật, danh sách các mặt hàng vận chuyển có điều kiện…
7. Giao cho người gửi 1 liên phiếu gửi, có đầy đủ chữ ký của người gửi, nhân viên chấp nhận, thời gian chấp nhận bưu gửi và các nội dung khác trên phiếu gửi.

II. Đảm bảo an toàn trong khâu khai thác, vận chuyển hàng hóa

1. Tất cả các bưu gửi từ lúc chấp nhận đến lúc phát được đánh mã vận đơn theo dõi hành trình. Mỗi bưu gửi có một số vận đơn duy nhất, được cập nhật dữ liệ lên hệ thống quản lý bưu gửi bưu chính của Công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh Muôn Phương.
2. Tất cả các công đoạn giao nhận đều được ghi nhận có chữ ký xác nhận của cả bên giao và bên nhận. Thực hiện theo nguyên tắc: Khâu sau kiểm tra khâu trước.
3. Trong quá trình vận chuyển, tùy theo đặc tính, số lượng, khối lượng và độ dài di chuyển, AZ Express sẽ bố trí các phương tiện chuyên dụng phù hợp. Toàn bộ các phương tiện vận chuyển đều được trang bị hệ thống định vị, màu sắc, logo để nhận diện thương hiệu, các vật dụng hỗ trợ thực hiện theo quy chuẩn, quy cách do AZ Express ban hành phù hợp với quy định pháp luật

III. Quy định về đóng gói hàng hóa

1. Quy tắc chung

• Bưu gửi phải được gói bọc chắc chắn trong thùng kín/thùng thưa đảm bảo được xếp chồng một cách an toàn;
• Bao bọc không gây nguy hiểm cho nhân viên tại các khâu tiếp nhận, khai thác, vận chuyển và phát bưu gửi hoặc làm hư hỏng hàng hóa xung quanh;
• Bưu gửi phải tuân theo “Quy định về hàng cấm gửi và hàng gửi có điều kiện”;
• Trường hợp khách hàng không đồng ý theo tư vấn gói bọc của nhân viên chấp nhận bưu gửi thì nhân viên chấp nhận bưu gửi chỉ tiếp nhận bưu gửi khi:
• Nếu xảy ra vỡ, hỏng không ảnh hưởng đến bưu gửi khác;
• Cho khách ghi “đã được tư vấn, hư hỏng công ty không giải quyết“ và ký xác nhận trên biên nhận.
• Hàng hóa có nội dung có thể tách rời không được đóng gói quá 30kg/1 kiện.
• Nếu có nhiều vật phẩm trong thùng/hộp phải gói bọc riêng từng vật phẩm, dùng miếng xốp, bìa cứng, màng xốp hơi chèn ở giữa các vật phẩm và cố định các vật phẩm với nhau. Chèn chặt các khoảng trống xung quanh bằng vật liệu chêm lót;
• Bưu gửi có nội dung là hàng hóa phải ghi rõ nội dung hàng hóa (tên sản phẩm, nhãn hiệu, số lượng, tình trạng: mới/cũ)

2. Cách gói bọc với một số hàng hóa đặc biệt:

• Các bưu gửi dễ hư hỏng phải được chú dẫn cụ thể bên ngoài và gói bọc theo quy định;
• Vật phẩm làm bằng chất liệu dễ vỡ phải đựng trong hộp bằng kim loại hoặc gỗ, được chèn, lót bằng các vật liệu phù hợp tránh gây cọ sát và va chạm trong quá trình vận chuyển;
• Vật phẩm là chất lỏng, chất bột: nhân viên phải kiểm tra kỹ bưu gửi, vật phẩm phải được đựng trong chai, lọ… được dán kín không cho chất lỏng, chất bột chảy ra ngoài, dù bị dốc ngược. Các chai, lọ chứa vật phẩm sẽ được bỏ vào túi nylon, dán kín miệng túi và quấn màng xốp hơi hoặc vật liệu phù hợp, sau đó đóng gói vào hộp carton, hộp xốp, hộp thiếc…. dán chặt mép hộp.

IV. Đảm bảo an toàn về phương tiện vận chuyển

1. Trước khi xe lưu hành, lái xe phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật, lượng xăng dầu, kiểm tra lốp xe. Trường hợp xe không đủ điều kiện vận hành, lái xe phải báo cáo, đề xuất phương án xử lý với quản lý trực tiếp.
2. Lái xe phải chấp hành luật giao thông đường bộ và yêu cầu điều động xe của quản lý, nhân viên điều phối; tuyệt đối KHÔNG sử dụng rượu bia, chất kích thích trong khi thực hiện công việc; sẵn sàng làm việc ngoài giờ, đi công tác xa khi có yêu cầu.
3. Lái xe có trách nhiệm vệ sinh xe, thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa xe theo kế hoạch định kỳ, đảm bảo đúng quy trình, tiêu chuẩn vận hành của công ty và nhà sản xuất.
4. Thùng xe phải được thiết kế và có các hình ảnh nhận diện thương hiệu của công ty.
5. Các xe có trang bị bình chữa cháy để đảm bảo an toàn cho bưu gửi và trang thiết bị trong quá trình vận chuyển.

V. Nghĩa vụ của người gửi

1. Không gửi Bưu gửi chưa được lưu thông trên thị trường, hàng cấm, hàng hạn chế vận chuyển/kinh doanh hoặc hàng kinh doanh có điều kiện nhưng không cung cấp được giấy phép.
2. Khách hàng có nghĩa vụ mở hàng và phối hợp với AZ Express trong việc đồng kiểm cũng như niêm phong hàng hóa khi gửi hàng.
3. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung Bưu gửi, hóa đơn, chứng từ nguồn gốc xuất xứ của Bưu gửi và chứng từ đính kèm.
4. Chịu trách nhiệm làm việc, giải quyết với Cơ quan có thẩm quyền khi Bưu gửi tạm giữ hoặc tịch thu.
5. Cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ của Bưu gửi khi gửi hàng.
6. AZ Express sẽ được miễn trừ trách nhiệm bồi thường trong trường hợp Bưu gửi bị tạm giữ hoặc tịch thu bởi cơ quan có thẩm quyền do Bưu gửi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp đính kèm.
7. Đóng gói Bưu gửi theo đúng quy cách, kích thước và tính chất của từng mặt hàng, đặc biệt đối với Bửu gửi là các mặt hàng dễ vỡ, hàng chất lỏng.
8. Cung cấp đầy đủ chỉ dẫn liên quan đến Bưu gửi; thông tin liên quan đến Người gửi, Người nhận trên Bưu gửi.
9. Bồi thường thiệt hại thực tế cho AZ Express và bên thứ 3 có liên quan khi thiệt hại xảy ra có nguồn gốc từ Khách hàng/Người gửi theo quy định của pháp luật.